Документы для учёбы за рубежом: выписки, переводы и апостиль

Многие хорошие заявки задерживаются или отклоняются из-за документов, а не из-за кандидата. Официальные бумаги требуют времени и денег, и часто их нужно оформить строго определённым образом. Ниже — список того, что просят чаще всего, объяснение терминов и сроки, когда начинать.

Основные документы

Большинство стипендий и университетов просят всё или часть из этого списка:

• Паспорт. Проверьте, что он действует с запасом после окончания учёбы: для визы многие страны требуют, чтобы паспорт был действителен ещё несколько месяцев после выезда. Замена паспорта может занять недели.
• Диплом о последнем законченном уровне образования или справка о предполагаемом окончании, если вы на последнем курсе.
• Выписка оценок (transcript): официальный список ваших дисциплин и оценок. Попросите вариант с указанием шкалы оценивания.
• Приложение к диплому (diploma supplement), если ваш вуз его выдаёт: оно описывает диплом в стандартном формате и помогает иностранным университетам его понять.
• Подтверждение знания языка: результат экзамена или другой принятый документ (см. материал об экзаменах по английскому).
• Резюме, мотивационное письмо и рекомендации — см. материалы об академическом резюме, мотивационном письме и рекомендательных письмах.
• Фотографии в формате, который требует программа или виза.

В зависимости от программы и страны могут понадобиться ещё медицинская справка, справка о несудимости, свидетельство о рождении, исследовательское предложение для докторантуры или портфолио для творческих специальностей.

Копии, заверенные копии и оригиналы

Простая копия — это скан или ксерокопия. Заверенная копия — копия, верность которой подтвердил уполномоченный человек или орган: нотариус, выдавший документ вуз, в некоторых странах — посольство. Часто на этапе подачи хватает сканов, а заверенные копии или оригиналы нужны позже, при зачислении. Выясните, что нужно на каком этапе, — это экономит деньги.

Переводы

Если документы не на языке, который принимает программа, понадобится перевод. Программы могут требовать:

• перевод любым квалифицированным переводчиком;
• заверенный или нотариальный перевод, где подпись переводчика заверяет нотариус;
• присяжный перевод, выполненный переводчиком, зарегистрированным в стране обучения, — такое требование есть в некоторых странах.

Пишите имена точно так, как в загранпаспорте. Разное написание одного и того же имени в разных документах — частая история при транслитерации с кириллицы — может вызвать серьёзные задержки. Выберите одно написание и используйте его везде.

Апостиль и легализация

Некоторые страны требуют подтвердить, что официальный документ, например диплом, подлинный. Есть два основных способа:

• Апостиль. По Гаагской конвенции об апостиле уполномоченный орган страны, выдавшей документ, ставит на него специальный штамп или прикрепляет сертификат — апостиль. Другие страны — участницы конвенции принимают такой документ без дополнительной легализации. Какой орган ставит апостиль, зависит от страны: часто это министерство юстиции, иностранных дел или образования.
• Консульская легализация. Если страна, выдавшая документ, или страна назначения не участвует в конвенции, документ обычно проходит цепочку заверений, которая часто заканчивается в посольстве страны назначения. Это дольше.

Список участников конвенции и уполномоченных органов каждой страны публикует Гаагская конференция по международному частному праву. Уточните у программы, нужен ли апостиль на оригинал, на перевод или на оба документа и в каком порядке их оформлять.

Признание диплома

Некоторые страны требуют признания или оценки иностранного диплома до зачисления или до выплаты стипендии. Это отдельная процедура, не связанная с апостилем. Проверьте страницу приёмной комиссии и, если она на него ссылается, сайт национального центра признания квалификаций страны назначения.

Сроки, которые работают

• За три месяца до дедлайна: проверьте паспорт, закажите выписку оценок и приложение к диплому, выясните, нужны ли переводы и апостиль.
• За два месяца: закажите переводы, запишитесь на языковой экзамен, попросите рекомендации.
• За месяц: соберите все документы, отсканируйте их в хорошем качестве, понятно назовите файлы.
• После отбора: готовьте заверенные копии, оригиналы и документы для визы.

Практические советы

• Сканируйте каждый документ в цвете, в читаемом разрешении, и сохраняйте в PDF.
• Держите одну папку со всеми документами и переводами и список, что и куда вы отправили.
• Не отправляйте оригиналы, если программа прямо этого не требует.
• Сохраняйте квитанции: некоторые стипендии возмещают часть расходов.

Чек-лист

• Паспорт действует весь срок учёбы и ещё с запасом.
• Диплом, выписка оценок (со шкалой) и приложение к диплому.
• Переводы нужного типа с единым написанием имени.
• Апостиль или легализация, если они требуются.
• Подтверждение языка, резюме, письмо, рекомендации и фото.

Смотрите также: полное и частичное финансирование, как поступать из Центральной Азии и открытые стипендии.